[지식] 신입사원을 위한 이메일 작성법

한 통의 메일을 받았다. 딱 보자마자 든 생각이, "이메일 예절에 대해 모른다." 였다. 예의, 예절이 집안이나 지역이나 환경에 따라 각기 다르다. 즉, 정확한 규정은 없다는 뜻이다. 그런데도 내가 예절에 대해 모른다고 느꼈던 이유는 딱 한 가지다. 이메일 내용 안에 상대방의 존중이 전혀 느껴지지 않았기 때문이다. 너무 답답했고, 화가 났고, 안쓰러웠다. 전화 통화를 해보니 신입사원이었다. 이메일 내용이나 회사나, 이름 등을 전혀 언급하지 않을 예정이기에 그분께서 나의 글을 볼인지는 모르겠지만, 그분을 포함해서 같은 처지에 놓여있는 사람을 위해 글을 쓰게 되었다. 앞으로 할 이야기의 전체적인 결론을 먼저 이야기를 하자면, 무조건 상대방 처지에서 써야 한다. 이걸 기억하고 지금부터의 길을 잃어보면 된다.

이메일은 오프라인 편지와 같다. 공손히 쓰자

이메일은 말 그대로 전자편지다. 편지를 쓸 때를 기억해보자. 초등학생이었을 때도 좋고, 군대나 그 이후라도 좋다. 가만히 생각해보면 제일 첫 문장에 'To 길동' 라든지, '길동이에게'라는 글을 적은 이후에 뭐라고 적는가. 인사부터 하지 않는가. '안녕 길동아, 나는 길순이야' 라고 말이다. 이메일도 똑같다. 누군가에게 쓰는지가 명확해졌으면, 본문에 들어갈 때는 형식적인 인사와 자기소개를 한다.

Ex) 안녕하세요, 조선 컴퍼니 홍길동입니다.

위에서 언급했듯이, 모든 이메일은 상대방 입장에서 쓰여야 한다. 홍길동의 이메일을 받은 ' 이~ 길동 씨가 보낸 이메일이구나. 그런데 무슨 일로 이메일을 보냈지?'라는 생각을 할 것이다. 그러면 여기에서 '무슨 일'을 그다음에 적으면 되는 것이다.

Ex) 세금계산서 발행 누락 건으로 연락드렸습니다.

회사 이름과 본인의 이름 그리고 그다음 내가 왜 당신에게 메일을 썼는지에 관해서 썼으면 사실 끝났다. 해당 메일을 받은 나는, '아 맞네! 길동 씨한테 세금계산서를 안 보냈네?' 혹은 '보냈는데 왜 안 보냈다고 하지? 혹시 잘못 본 거 아니야?'라고 생각할 것이다.

만약 전자인 경우, 본인의 잘못을 깔끔히 이해했으니 세금계산서 누락이 해결될 것이다. 그런데 만약 후자인 경우는 어떻게 할 것인가? 뭔가 오해가 있는 것 아니겠는가. 세금계산서를 발송했지만 누락이 되었다고 하면 '길동 씨가 제대로 확인을 했을까? 안 했는데 했다고 한 거 아니야?'라고 생각할 수도 있다. 자 그럼, 위의 문장을 다시 이어 가보자.

Ex) 지금 확인해 본 결과, 길순 씨가 보내주셨던 세금계산서의 마지막은 20년 12월이었습니다. 21년 1월 거래 명세에 대한 세금계산서는 누락된 것 같으니 확인 후 부탁드리겠습니다.

라고 이야기하면 된다. 근데 여기서는 나의 스타일이 들어갔지만, 누군가는 또 간편하게 쓰라고도 조언하기도 한다. 나도 초반에는 정리하고 간단하게 쓰기도 했지만, 오해가 생겼던 경험이 몇몇 있었다. 그래서 글 처음에 요약을 한 후, 평서문으로 적어 오해가 없게 만든다. 이건 나만의 스타일이니 따라 할 필요는 없다. 어쨌든, 메일을 적어야 할 이유는 이미 다 말했다. 그럼 끝을 낼 때가 됐다. 이제 인사를 하자.

Ex) 해당 건으로 메일 보내며, 문의 사항은 연락처로 연락해주세요. 감사합니다.

만약 메일 아래쪽에 본인의 서명이 있다면 '문의 사항은 아래의 연락처로 연락해주세요'라고 하면 된다. 만약 서명이 없다면 연락처를 적고 연락해달라고 하자. 감사합니다는 꼭 해야 한다. 문장을 끝내고 난 후 '마침표'를 찍는 것처럼 말이다. 아래는 소소하지만 큰 팁이 될 수 있는 내용이다.

1. 메일 주소를 만들 때 간단하게, 부르기 쉽고, 불러주기 쉽게 만들어야 한다.

2. 보내야 할 파일이 있다면 파일을 먼저 첨부하고, 본문을 쓰자!

3. 참조와 숨은 참조를 구별하고 쓰자! (메일 쓸 때마다 선임한테 물어보자! 상당히 중요한 점이다)

4. 받는 사람의 주소를 또 확인하고, 두 번 확인하자. 막상 열심히, 꼼꼼하게 썼다고 하는데 막상 받는 사람 주소가 잘못되면 모든 게 허사가 된다.

5. 오타, 맞춤법 반드시 확인하자. 내 이름으로 나간다. 책임을 져야 한다는 소리다. 책임지기 위해서 무조건 또 확인하자.

6. 모든 걸 확인을 했다면 선임한테 보여주자. 분명 고칠 점이 나온다. 그런 후 선임이 보내도 된다는 컨펌이 있다면 보내보자!

지금까지 신입사원을 위한 메일 보내는 방법을 나열해봤다. 맨 위에서 언급한 것처럼 메일 작성법은 매우 다르다. 우리의 일상에서도 똑같지 않은가. 집마다 예의범절이 다르다. 그러니 회사에 맞는 예의를 지키도록 하자. 만약 이직했다면 예전 방식은 잊어버리고 지금 회사에 맞는 메일 형식을 써야 한다!